+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Правила регистрации исходящих писем в организации

Приказ по делопроизводству По материалам форума. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например:. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Хаос в документах? Нужен учёт входящих писем! (Правила успешного логиста)

Правила регистрации документов в вопросах и ответах

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др.

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование — регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:.

На бланке письма , бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов смотрите образцы бланков. Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же.

Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству. Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец.

Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде Word, Excel. Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно.

Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности хранят постоянно , приказов по личному составу 75 лет. Журнал регистрации исходящих документов — образец заполнения это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям. Если в организации используется система электронного документооборота СЭД , то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству. Составляю архивные справки и регистрирую их в журнале выдачи архивных справок.

Но не уверена в том, какой исходящий номер ставить. Сейчас беру исходящий номер в приемной так делалось до меня. Пример: Исх. Не лучше ли будет ставить исходящий номер от архива?

Можно ли сменить индекс исходящего номера с марта месяца или ждать начала следующего года? Но здесь надо исходить из того, где формируются и хранятся вторые экземпляры справок.

В журнале справки регистрируются, а сама папка со справками в архиве или в приемной? Или же справки формируются в общем потоке исходящих документов? То есть, при регистрации архивных справок нужно ставить индекс дела, в которое эти справки подшиваются. И надо придерживаться утвержденной номенклатуры дел.

Рекомендую Вам на следующий год предусмотреть в номенклатуре дел архива наряду с журналом выдачи архивных справок, дело с архивными справками. Добрый день! Подскажите, можно ли объединить исходящие номера в журнале регистрации, если ВСЕ номера направляются в одну организацию? Например исх. К сожалению, такой базы у меня нет. Можно поискать в Интернете, там много подобных предложений. Они проводят курсы и заочное обучение с выдачей дипломов. Здравствуйте, Евгения! В нашей организации исходящие документы подаются на регистрацию в 2-ух экземплярах.

Как оформляется на втором экземпляре подпись руководителя, если руководитель подписывает только первый экземпляр? Если можно, то в каком документе об этом говорится? В практике делопроизводства принято подписывать два экземпляра исходящего документа. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в деле. Нормативными документами это не регламентируется. Можно прописать это в инструкции по делопроизводству Вашей организации, в противном случае придется заверять все экземпляры исходящих писем, остающихся в организации, так как не подписанный и не заверенный документ не имеет юридической силы.

Как заверить можно прочитать здесь. Верно ли это? И могут ли письма регистрироваться только ответственным подразделением и направляться Адресату, минуя Секретариат? Правила делопроизводства предполагают однократную регистрацию документа. Либо все исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства, либо в структурных подразделениях. Присваивается номенклатурный номер индекс дела того дела, где будет храниться документ.

Здравствуйте, скажите, пожалуйста, нужно ли регистрировать в секретариате документы как внутренние следующего содержания: установить индивид. И еще вопрос по поводу консультаций или обучения по делопроизводству, подскажите, пожалуйста. Как правило, все внутренние документы, должны регистрироваться. В делопроизводственной службе регистрируются приказы, распоряжения, протоколы, акты, инструкции.

Служебные и докладные записки регистрируются в структурных подразделениях. Порядок регистрации документов и массивы группы регистрируемых документов должны быть установлены инструкцией по делопроизводству организации. Особенности регистрации документов зависят от масштаба организации и принятой формы регистрации централизованная или децентрализованная.

Графики, как правило, утверждаются приказами, тогда отдельно регистрировать их не надо. Если они не утверждаются приказами, то регистрироваться могут как в секретариате графики работы в выходные дни , так и в структурном подразделении индивидуальные графики работы.

В масштабе РФ повышением квалификации и подготовкой переподготовкой специалистов по документоведению и архивному делу занимается ВНИИДАД Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. В регионах можно обратиться в государственный архив, либо в уполномоченный орган региона по архивному делу. Большинство государственных архивов периодически проводят курсы по делопроизводству и архивному делу.

Здесь еще примеры обучения делопроизводству. Вначале хотелось бы поблагодарить вас за очень хороший и полезный сайт. И вопрос задать: есть исходящие письма с приложениями, письма составляются в двух экземплярах, а обязательно ли и приложения составлять в двух экземплярах, чтобы подшивать их у себя? Заранее благодарю.

Спасибо огромное за ответы! И еще вопросы: каким числом правильно утверждать, вводить номенклатуру дел на новый год: с В исх.

Номенклатура дел утверждается в декабре и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. Заранее спасибо! Каждому документу должен быть присвоен свой номер. Чтобы Вас не заподозрили в фальсификации, надо избегать этого. Можно ли регистрировать письма с одинаковым содержанием в разные организации под одним исходящим номером? Если это одно письмо, адресованное в несколько организаций все адресаты указаны в письме или составлен список рассылки , то регистрируется под одним номером.

Если же письма одинакового содержания оформлены как отдельные на каждом письме указан свой адресат , то каждое письмо регистрируется отдельно.

Такая проблема, в журнале регистрации обнаружен пропуск номеров 60 как это правильно зафиксировать. Добрый день, у нас в организации недавно утвердилась инструкция по делопроизводству согласно которой журналы регистрации немного другого формата некоторые пункты добавились , что делать с журналами старыми: я могу продолжить регистрацию в них, а с нового года начать уже с заведения нового журнала. Конечно, удобнее начать новые журналы с нового календарного года.

Но если издан приказ о введении в действие инструкции с такой-то даты, то с этого времени и надо заводить новые формы.

Можно закрыть старые журналы, завести новые с продолжением регистрационных номеров. Подскажите, можно ли справки выдаваемые работникам с места работы регистрировать не в общем журнале исходящих документов, а завести отдельный?

Для любого массива группы документов можно завести отдельный регистрационный журнал, лучше с начала календарного года. Скажите пожалуйста где законодательно прописано, что регистрировать исходящую корреспонденцию можно не только в специальных программах СЭД, но и в электронном виде Word, Excel. И как правильно вести себя при проверке контролирующих органов налоговой полиции. Как им при необходимости предоставлять такой журнал??? Российское законодательство не регламентирует подобные вопросы.

В нормативно-методических документах по делопроизводству не прописано, что нельзя регистрировать документы в Word, Excel. К чему может привести такая регистрация? Подскажите пожалуйста, как правильно необходимо вести журнал регистрации исходящих документов у нас достаточно крупная компания? По правилам на каждую группу разделяют по виду документов, срокам хранения. Недопустимо регистрировать все документы в одном журнале.

Регистрация исходящих документов

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы. Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных ручных картотек, автоматизированных информационных систем. При всех различиях в технологиях все эти системы регистрации должны основываться на общих правилах.

"Отдел кадров коммерческой организации", , N 3 не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. . даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.

Журнал регистрации исходящих документов

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Важно соблюдать следующее требование — регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Вид основного раздела журнала:. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.

Регистрация исходящих писем в организации

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн. Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в.

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Горислава

    Зато те кто брал кредит в гривнях перед взлетом доллара тот оказался в выиграше!

  2. cribzerleati77

    А где налог на вывоз капиталов бляди