+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно визировать входящюю корреспонденцию

Для электронной регистрации принятой и отправленной корреспонденции с помощью ПК подойдет аналогичная форма разбивки журнала. В этом случае, для того чтобы найти документацию, можно воспользоваться последовательным пролистыванием страниц либо поиском по ключевым словам. Как устроены жизненные циклы организации и как ими управлять Особенности организации работы с входящими документами Правила работы с документами в организации устанавливают, что приемом и обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь руководителя или его референт. Поступающие бумаги проходят несколько ступеней: первичная обработка, подготовительный разбор, разметка, регистрирование, рассмотрение корреспонденции руководителем, отправка ответственным лицам, контроль срока реализации поручений и мероприятий, выполнение резолюции на документе, подшивка в дело.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Для электронной регистрации принятой и отправленной корреспонденции с помощью ПК подойдет аналогичная форма разбивки журнала. В этом случае, для того чтобы найти документацию, можно воспользоваться последовательным пролистыванием страниц либо поиском по ключевым словам.

Как устроены жизненные циклы организации и как ими управлять Особенности организации работы с входящими документами Правила работы с документами в организации устанавливают, что приемом и обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь руководителя или его референт. Поступающие бумаги проходят несколько ступеней: первичная обработка, подготовительный разбор, разметка, регистрирование, рассмотрение корреспонденции руководителем, отправка ответственным лицам, контроль срока реализации поручений и мероприятий, выполнение резолюции на документе, подшивка в дело.

Начальная обработка документации подразумевает проверку их на соответствие адресату. При этом проверяется: соответствие присланного документа адресату получения, количество листов, присутствие приложений.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - задайте свой вопрос онлайн-консультанту.

Это быстро и бесплатно! Чаще всего конверт выбрасывают кроме случаев, когда только по нему можно установить реквизиты отправителя, даты отправки и поступления либо когда там присутствуют пометки о срочности конфиденциальности. Подготовительный разбор документов позволяет дифференцировать их на подлежащие и не подлежащие регистрации.

На первых автоматическим нумератором ставится штамп отметки о поступлении с указанием названия организации-получателя, даты приема и входящей нумерации документа. Не штампуются приложения, журналы, проспекты, каталоги и прочие нерегистрируемые материалы. Секретарь проводит фильтрацию входящей корреспонденции, отправляемой на визу руководителю. Прочие документы отправляются заместителям начальника, в отделы службы либо прямо исполнителям.

Документация, поступающая в структурные подразделения, маркируется соответствующим номенклатурным индексом ставится на первом листе в верхнем углу справа.

Допустим, отдел продаж — ОП с индексом шифром подразделения На бумагах, вручаемых непосредственно заму руководителя либо исполнителям, проставляются их Ф. При масштабной обработке документации секретарь руководителя использует способ скоростного чтения по блокам содержание реквизитов и тексты разных документов унифицированы; ключевой элемент приказа или распоряжения — его директивный сегмент; смысл писем и служебных записок изложен в основной части.

В процессе организации работы с документами их унификация позволяет улучшить алгоритм восприятия написанного. Поэтому готовый шаблон должен содержать следующие блоки: автор документа; выходные данные; заголовок; содержание, куда входит преамбула причины и цели составления документа и подтверждение важности ожидаемого действия, изложение сути вопроса; исполнители и сроки выполнения.

Во время первичного рассмотрения корреспонденции, направляемой в дальнейшем руководству, устанавливается потребность в приложении дополнительных материалов нормативов, контрактов, предварительной переписки.

Все это подбирается секретарем и прикладывается к входящей документации. Без предварительной проверки и разметки документы вручаются адресату, если в них указаны персональные координаты или фамилия конкретного сотрудника организации. После регистрации соответствующая входящая корреспонденция подается на рассмотрение администрации. Отправляемый поток корреспонденции содержит бумаги, подготовленные на данном предприятии и выходящие за его пределы. Как правило, они представляют собой ответы на полученные письменные устные вопросы просьбы, требования либо собственные запросы и информационные документы, нуждающиеся не нуждающиеся в ответах.

Причины появления исходящих бумаг обычно обусловлены сферой деятельности компании, ее потребностями в информации. Их чаще всего направляют в подведомственные учреждения при наличии таковых , в курирующие организации либо физическим лицам в ответ на их обращения.

При организации работы с документами исходящий поток бумаг подразделяется на: распорядительные директивы если в организации есть подведомственные структуры — приказы, постановления; информационные документы — письма ответные, инициативные, гарантийные, электронные и т. Большая часть исходящей корреспонденции посылается в ответ на входящие документы организаций. Определенный процент таких бумаг создается на основе внутренней документации.

Типовые стадии обработки отправляемой корреспонденции предусматривают: подготовку проекта документа ответственным исполнителем; его согласование с руководством; окончательное оформление документа и проверку его достоверности; подписание либо утверждение при необходимости ; регистрацию; отправление адресату; подшивание копии документа в дело.

Как правило, проекты официальных бумаг готовятся ведущими специалистами отделов служб и одобряются их руководителями. За разработку исходящего документа полностью отвечает назначенный исполнитель. Ему делегируется право привлекать других причастных сотрудников и координировать их действия.

Исполнитель прилагает к нему список рассылки, то есть перечень организаций, которые должны получить готовый и утвержденный документ. Далее документ, одобренный всеми причастными сотрудниками, сдается в канцелярию для утверждения высшим руководством. Перед подачей готового проекта на подпись ответственное лицо проверяет его содержание, наличие необходимых приложений и виз.

Ответные информационные письма передаются на подпись руководству с приложенными первоисточниками, на основе которых они разработаны. Исходящий официальный документ должен иметь: все требуемые реквизиты, в том числе адрес корреспондента; подпись соответственного должностного лица; сопроводительный лист с указанием приложений если текст создан на электронном носителе ; контрольный экземпляр включая сопроводиловку , независимо от размера списка рассылки, для подшивки его в соответствующую номенклатурную папку; опись или расчет рассылки, если документ отправлен 4 адресатам и более; пометку с видом почтового отправления кроме обычных писем , если это необходимо.

Вся исходящая корреспонденция, оформленная по вышеуказанным правилам работы с документами в организации, сдается в общий отдел или секретарю на регистрацию.

Кроме того, регистрацию проходят сопроводительный лист и имеющиеся приложения. Какие сведения нужны для регистрации исходящей документации: адресат; дата и номер документа, содержащий и номенклатурный индекс дела; название или краткое содержание; ответственный исполнитель; примечание.

То же самое следует внести в карточку или журнал регистрации. На зарегистрированный исходящий документ оба его экземпляра вручную или машинописным способом проставляется номер. Процесс организации работы с документами, предназначенными для отправки, предусматривает следующие операции: сортировка, адресация, складывание бумаг, укладка в конверты, запечатывание, расчет стоимости отправления, заполнение реестра для заказной корреспонденции, сдача отправлений на почту.

При получении документации на отсылку в первую очередь проверяется правильность ее составления, а именно наличие: подписи; номера и даты проставляется при отсутствии ее на самом документе ; заголовка названия ; адреса для писем разовому корреспонденту, которого нет в книге адресов ; отметки об исполнителе; полного комплекта страниц и всех заявленных приложений. Перечисленные элементы оформления являются обязательными для почтовых и факсимильных отправлений.

Неправильно оформленные либо недоукомплектованные бумаги возвращаются на доработку исполнителю. По завершении экспедиционной обработки все отправления сортируются по виду их доставки: почтовой; факсимильной; курьерской. В процессе сортировки нужно помнить, что факсимильная связь обеспечивает только быстрый обмен информацией.

Документ, отправленный по факсу, является незаверенной копией и не имеет юридической силы достоверного источника. Не следует передавать этим способом объемные документы с множеством страниц и поздравительные сообщения. Заказная корреспонденция сопровождается описью рассылки, где работник экспедиции отмечает свою фамилию и день отправки.

Письма, поступающие на отправку, обрабатываются и отсылаются в течение текущего дня либо на следующий рабочий день. Служебные телеграммы оформляются и подлежат отправке не позднее часа после регистрации их в сервисе ДОУ. Исходящая документация создается в 2 экземплярах кроме телефонограмм и факсов. Копии отсылаемых бумаг и единственный экземпляр телефонограмм факсов должны быть подшиты в соответствующую номенклатурную папку. На втором экземпляре документа ограниченного доступа ставится пометка об уничтожении всех копий и черновых вариантов.

Давайте разберемся, что относится к конфиденциальной документации. Юридически конфиденциальная информация трактуется как задокументированные сведения с официально ограниченным доступом ст. Конфиденциальные данные включая коммерческую тайну обычно хранятся в форме каких-то документов на бумажных или электронных носителях.

Подобные источники информации иногда становятся объектами незаконных посягательств, а значит, требуют защиты. Секретные сведения на больших предприятиях и в компаниях с несколькими владельцами являются более сложным предметом защиты.

Порядок организации работы с документами, которые признаны коммерческой тайной, устанавливается особой инструкцией по закрытому секретному делопроизводству, регулирующей конфиденциальное документирование.

Сотрудники, имеющие доступ к конфиденциальной информации и документам, предварительно проходят инструктаж и изучают регламент сохранения коммерческой тайны компании. Данные правила разрабатываются службой безопасности в зависимости от специфики организации, согласуются с заместителем директора и утверждаются первым руководителем, после чего оформляются в виде удобной для прочтения памятки.

Работник, в компетенцию которого входит учет, хранение и применение документов с конфиденциальными данными, назначается приказом руководителя компании. Им может стать сотрудник, специально выделенный для закрытого делопроизводства, которое будет его основной служебной функцией.

Возможно возложение этих обязанностей на секретаря-референта организации. В любом случае данные лица персонально отвечают за утрату либо утечку секретной информации. Коммерческая информация и ее защита: используем IT-методы Любые документы, имеющие статус конфиденциальности или коммерческой тайны, должны учитываться и проходить особую маркировку.

На них ставится гриф ограниченного доступа с пометкой номера экземпляра и владельца данной информации. Кроме того, в текстовке документа может быть упомянута конфиденциальность данных, права компании на таковые, правила их применения и др. Так, для сохранения коммерческой тайны, вытекающей из общей деятельности двух предприятий, требуется внесение этого положения в совместный договор о сотрудничестве.

Согласно правилам работы с документами в организации бумаги с грифом секретности централизованно распечатываются в специально оборудованном помещении без доступа посторонних лиц. Затем они подписываются и подаются для регистрации специалисту, уполномоченному на их учет. Для интенсивного документооборота могут быть использованы самостоятельные журналы для внутренних, входящих и исходящих бумаг организации, содержащих коммерческую тайну. Каждый лист такого журнала нумеруется, книга прошивается и затем опечатывается.

На последней странице в заверяющей записке проставляется общее число листов. Он непременно проверяет целостность документации, соответствие числа экземпляров и листов оригинала документа, а также его приложений. При выявлении недостачи отсутствия конфиденциальных бумаг в конвертах составляется два экземпляра акта, один из которых посылается отправителю.

Изнутри обложки отражается список лиц, которым разрешен доступ к этим документам. Все листы в деле нумеруются обычным карандашом в верхнем углу справа. В начале папки располагается опись ее содержимого, в конце — заверительный листок.

Остальные сотрудники организации не имеют права пользования этим сейфом. При выдаче закрытого документа на руки ответственному исполнителю последний сверяет его номер с регистрационным индексом в журнале, сличает количество листов и расписывается в получении в журнале регистрации. Полученные для работы документы с грифом секретности в этот же день возвращаются секретарю-референту. По согласованию с руководителем некоторые конфиденциальные бумаги могут оставаться у исполнителя до выполнения задания, если на его рабочем месте обеспечивается абсолютная сохранность документации.

Обмен делами и документацией между сотрудниками компании происходит исключительно через референта с непременной отметкой в журнале.

По правилам работы с документами в организации любые конфиденциальные бумаги нельзя выносить из здания. Только в виде исключения руководитель либо его помощник дают согласие на вынос данных документов из офиса для подписания или согласования с соблюдением всех мер предосторожности.

Коммерческая тайна: защита и меры наказания за разглашение К чему приводит неправильная организация работы с документами Ошибки в первоисточнике или погрешности в договоре подобно отсутствию документов иногда становятся причиной очень больших проблем. Чтобы пустячные промахи не нанесли больших финансовых утрат, руководитель предприятия должен предусмотреть и вовремя предотвратить возможные последствия просчетов путем грамотной организации работы с документами.

Документальные ошибки можно условно дифференцировать по группам, когда какая-то хозяйственная операция: оформлена с несоблюдением порядка составления документации не все поля бланков заполнены, отсутствуют реквизиты и др. Документы отсутствуют. Прежде всего рассмотрим, что грозит организации и ее руководству за отсутствие какого-то важного документа. Законодательство России требует, чтобы каждая хозяйственная операция субъекта сопровождалась оформлением первичных документов накладные, акты и др.

Как оформить входящие и исходящие документы. Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять — читайте в статье. Для обеспечения правильного документооборота в организации необходимо уметь отличать входящую корреспонденцию от прочих видов ценных бумаг. Также рекомендуем ознакомиться с правилами ее регистрации, требованиями и отличиями. Входящей корреспонденцией организации считается любой документ или письмо, доставленные любым способом в организацию. На данное время существует три основных способа доставки входящей корреспонденции: обычной почтой, курьером или в виде электронного письма. Прежде чем приступить к обработке входящих писем, необходимо четко понимать с какими бумагами вы имеете дело.

Прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на получившему входящую корреспонденцию, остается только сверить наличие​.

Обработка входящей корреспонденции

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:. Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская. Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Тот самый день, или Не бойтесь уходить Форма заявления об увольнении Заявление об увольнении — непременный атрибут расторжения трудового договора по инициативе работника.

Как правильно визировать входящюю корреспонденцию

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Всего на сайте: тыс. Наряду с вербальными и невербальными видами общения менеджер использует в своей служебной деятельности разнообразные документы, или специальные средства, предназначенные для передачи и хранения информации. Общие принципы работы с документами следующие: составление, согласование, визирование, утверждение и подписание, регистрация, контроль исполнения, подготовка к передаче в архив и архивное хранение. Они соответствуют этапам их прохождения. Выделяется ряд требований к технологии работы с документами, к их внешнему виду, языку и стилю. Наряду с этим необходимо соответствие документа принципам технической эстетики, принятым стандартам, его доступность в работе. Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания.

Прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на получившему входящую корреспонденцию, остается только сверить наличие.

Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять — читайте в статье. Для обеспечения правильного документооборота в организации необходимо уметь отличать входящую корреспонденцию от прочих видов ценных бумаг. Также рекомендуем ознакомиться с правилами ее регистрации, требованиями и отличиями.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. chochannesscon

    Спасибо за видео